想在團隊中採用敏捷行銷? 這份實踐指南幫您實踐 (中)

第三章：有效的策畫

如何去平衡敏捷行動與工作計畫是行銷人的一大挑戰，我們需要了解團隊要怎麼樣才能保持專注，同時也能處理緊急重要的事。

首先我們來看一下超嚴格實施敏捷行銷的團隊，他們以兩週為一個衝刺階段 (sprint) 計劃工作，沒有什麼事可以打斷他們，當有緊急的工作請求出現時，可能需要幾個月的時間才能完成，而這會讓其他部門非常惱火。從好的方面看，這個團隊可能表現得很好，因為他們能夠專注在自己的工作上沒有任何干擾。但其實我們更常見的是那些「混亂敏捷」，那些團隊會說：「我們不需要計劃，我們夠敏捷」類似的話。團隊需要找到中間值。

註：衝刺階段 (sprint) 指的是Scrum架構中的工作時間長度，通常為1-2週

成功的衝刺計劃

找到中間值的第一步是先規劃「衝刺」，如果團隊很難堅持一項計劃，制定一週的衝刺時間，如果團隊是做大型活動，那就制定兩週時間。衝刺計劃的目的是讓團隊查看積壓工作 (Backlog) 中的優先順序，並決定在一定的時間內可以完成哪些工作。讓團隊不再做一堆獨立完成的工作，而是注重在衝刺結束後能向客戶交付的價值。

負責人要先說明好衝刺計畫的目標，也就是在衝刺結束後，團隊可以成功做到什麽。舉例來說：「我們在這個衝刺階段的目標是為我們這個月的新口味咖啡舉辦行銷活動，接觸到台北地區的潛在顧客，這週我們的重點將放在社群媒體的宣傳上」。當團隊能統一了解成功的模樣後，就能讓大家保持專注，成員也能更好地合作、完成目標。

接著盤點團隊的能力，你不用去計算大家每分鐘的產出，但是如果有成員休假或臨時有其他工作而影響衝刺目標時，團隊要保持溝通，並仔細審視積壓工作中的優先順序，再將團隊認為可以完成的工作加入衝刺階段中。團隊要對交付工作負責，並且控制好自己能完成的事，當完成衝刺階段的工作後，團隊成員可以做個投票，讓大家決定對於所選的工作量是否過多或過少。

面對衝刺計畫的中斷

任何會中斷衝刺的事都需由團隊討論，不能去影響那些已經承諾好的工作。這些臨時的工作請求需要行銷負責人告知團隊，在多數情況下，這些請求不該直接加入衝刺中，而是應該替換其他尚未開始的工作。

例如負責人可能會對行銷團隊說：「銷售部的宜風說他們剛剛報名了下周的展覽，需要一份關於產品介紹的DM，我們能在這個衝刺階段完成這項工作嗎？」團隊要先充分認識新的工作請求，如果覺得可以那就做，如果無法完成或需要更多時間，團隊則可以這樣回覆：「如果我們接了產品DM的工作，那這週就無法進行研討會的工作了」透過這樣的回覆方式，不會影響到團隊對工作的承諾，但如果有真正更緊急的事情出現，團隊也可以保持一定的靈活度。

我們可以為臨時請求保留一定的工作時間，為「計劃外的工作」做計劃，不過如果團隊保留了8個小時的時間，但突然有個需要20小時的工作請求，那麼負責人就要決定哪些工作是需要在這個衝刺階段中完成，哪些是可以之後再完成。對多數的團隊而言，工作請求是無止盡的，所以需要設定界限來保持靈活度，在完成重要工作和緊急請求之間取得平衡。

第四章：決定不做哪些工作

展示對其他工作的影響 

如果團隊一直在衝刺階段中增加新工作，那其他重要的工作可能就沒辦法完成，我們來回顧一下如何回應剛剛銷售部宜風對產品DM的請求。負責人可以這麼回應宜風：「我們知道貿易展DM的急迫性，但我們正在做你幾週前請求的社群貼文，我們正做到一半。如果我們停下去做DM，那貼文就無法完成，如果我們繼續，這些貼文則可以在本週發布。哪項工作對您來說更重要呢？」如果宜風說是社群貼文，那麽就表示新的請求沒有那麼緊急；如果他說是產品DM，那你也說明了實際狀況，宜風他無法同時得到兩個工作的結果。

中途停止已經開始的工作一定會對團隊產生影響，所以應該和成員好好溝通。換句話說，變化通常伴隨著時間代價，團隊時間最大的小偷就是隨意地停止或開始工作。但這種利弊權衡後的變化也會比每個人都對工作請求說 「OK」的情況要好得多。

必須對寵物項目說 「不 」 

註：寵物項目 ( Pet projects ) 指的是那些跟目前工作無相關的其他計畫，可能是某人為了興趣、好奇、愛好等因素而開始的專案計畫

不是所有的工作都對公司或客戶有益，好的想法總是比實踐想法的人要多得多。團隊負責人應該清楚了解企業目標，並知道哪些工作請求是屬於「寵物項目」。向同事說「不 」很困難，但當大家對了解「什麽是重要的事」有共同認知時，說不就會變得容易許多。

比方說如果有個財務經理來找行銷負責人，想詢問是否可以做一個關於貸款方案的社群活動，負責人可以這樣回覆：「謝謝你的建議，但是我們團隊現在有其他產品的大型季度目標要忙，我們現在可能無法協助您社群的活動」。所有寵物項目的工作請求都必須由負責人來進行評估，確定請求與公司目標之間的差距。

建立利益相關者的信任

當團隊能更好地對工作請求做出權衡決定，團隊也更能獲得利益相關者的信任。在某個案例中有團隊因為一直沒有準時完成工作而導致聲譽不佳，老闆認為他們是個有問題的團隊。他們的負責人因為經常改變團隊工作的優先順序，成員時常中途停下又開始不同的工作，讓他們很難完成承諾好的工作。

之後為了解決這個問題，他們開始在日常Scrum上展示衝刺燃盡圖 ( Burndown Chart )，這個圖表是個可視化指標，顯示他們在做計劃時承諾了多少工作，是什麽時候增加「計劃外的工作」，以及在每個衝刺階段，離完成所有的工作還有多遠。在衝刺期間當有工作增加時，橙色的線會上升。成員可以清楚看到不停變化工作要求會如何影響整個團隊的工作效率。

「那我們不做什麽？」「現在可能不行 做這項工作」「我們目前無法挪時間出來」，這些話能夠幫助負責人更好地管理整個工作進度，而實際上利益相關者也會尊重這些決定，因為他們能夠看到團隊的表現變得更好，原先期望的工作都能夠準時完成。

本內容由傑思．愛德威所贊助，AMT協會A_Talent計畫研究員整理編輯，文化大學鈕則勳諮詢協助。

文章取自：MarsGo

封面圖片取自：MarsGo