Public Relations
公關新聞
趨勢觀點 2023-09-13
數位資產管理(DAM)讓企業從一個中央平台檢視、控制所有數位素材,儘管DAM存在已久,但過往多數情況下大企業才有預算採用。然而科技進步讓使用成本大幅下降,不管規模多大的企業都能利用DAM增加營運效率與敏捷度。一個好的DAM不只是管理平台,審視企業素材外,還能自動化工作流程、遞送內容到不同管道、製作新素材通知等更多功能。藉由簡化管理素材的工作,讓傳遞具影響力、無縫的顧客體驗更加容易。
若想建立一個能簡化工作並放大團隊努力的DAM平台,請參考下列實踐步驟:
一、完成企業素材的審視
審視所有素材是實踐的起步,藉由審視企業有哪些素材、素材如何被歸納,了解企業現在面臨什麼挑戰,如何利用DAM來解決。根據企業素材的量體與種類,使用目標也會有所不同,但最重要仍是讓DAM成為數位素材的單一事實來源(single source of truth)。如果企業創作許多高畫質的影片,勢必會佔去大量DAM空間,另外有些素材也許不用上傳系統,因此盤點和整理所有素材永遠不嫌晚。
DAM系統動態且靈活,建立一個了解企業運作、計畫方向的團隊,找到應用DAM的情境。團隊內應包括技術專家了解並定製DAM系統,找到簡化和自動化流程的方法、與其他系統整合、設計進階功能,並考量安全性、合規性、未來需求等問題。
二、找到對的DAM廠商
找DAM廠商就像找房子一樣,為了建造有效與永續的系統,必須要有堅固的基礎。不論企業的規模、目標大小,最重要的考量點是:找到能平衡專業技術與商業智慧的廠商。花時間與潛在廠商溝通需求,也讓他們了解企業發展目標,確保大家都有共識。
在廠商會議上可以討論:(1)企業的素材種類與資料結構(2)企業使用的特殊系統工具(3)DAM系統的特色功能(4)定價收費方案,同時了解DAM廠商的產品路線圖,並根據企業審視內部素材的結果,提出有哪些痛點是廠商必須解決的。另外許多企業對於資訊架構有嚴格的規範,例如存取外部檔案資源、防火牆、數據轉移等規定,因此在討論時也要事先了解企業內部的政策,避免後續在整合上出問題。
三、定義分類方法與元資料結構
由IT、業務、行銷、產品、法務等部門的代表組成決策小組,這群人直接且定期與DAM系統接觸,由他們來完成DAM的重要決策。首先小組必須決定所有素材的元資料類型與複雜性,對於任何單一素材,都可能有過多的資訊標籤,還有無數種編排組合可以決定,但這裡給的建議:少即是多,確定好哪些資訊標籤重要,為了讓標籤使用更有效率,盡量讓事情簡單化。當元資料的規則確定後,下一步是定義DAM的分類法,建立檔案命名方式、日期格式等規範,讓資料庫整理有序且易於搜尋。
最後決策小組指派人員來作為DAM的管理員,負責監督、維護與發展,教導其他員工如何使用DAM。在初期階段管理員要定期審視系統狀況,確保DAM正常運作,我們可以追蹤幾個員工採用率的關鍵指標,例如每日登入用戶數、每日搜尋次數、素材下載數、用戶同時在線數等。
四、整合系統與工作流程自動化
內部系統不能是座孤島,從DAM、PIM到CRM,每個工具彼此應能互通有無,在DAM的實行中,注意是否能與企業現有的工具系統串連整合,讓整體營運效率提升。除了技術上的整合外,DAM還要能替代由人力負責的庶務工作,例如整理檔案、轉換格式等,讓員工可以專注在更高層級的工作上。企業流程的順暢度仰賴於員工熟悉度並不罕見,甚至在大企業也是如此,但依靠員工來保持順暢通常會發生問題,因此藉由自動化工作流程,減少問題的產生,也有助於提升企業的數位成熟度。
若想順利實行DAM還需要企業文化的改變,而這通常會最大的阻礙。事實是多數員工抗拒改變,習慣於原有的手動工作流程、自己的素材管理方法,因此在早期階段讓員工參與討論非常重要,聆聽他們的擔憂與建議,確保他們的意見受到重視。DAM是從根本上改變人們的工作方式,應當仔細規劃、溝通與執行。
五、建立職責與權限
無論是服務多個市場的全球企業,或提供特定服務的在地商家,在企業中任何程度的複雜性都有機會發生人為錯誤。在對的時間找到並佈署對的素材十分重要,DAM系統透過分配用戶不同的職責與權限,讓工作任務變得更加容易。DAM系統可以控制特定素材的存取權,確保員工在尋找合適的素材時,檔案是最新版、已授權、能在當地或特殊地區使用,對員工也等同增加了一層安全保護(避免法律問題),可以放心搜尋、瀏覽並使用素材。
成功佈署DAM的最後關鍵是獲得管理層的認同,這是讓DAM啟動運行,也是在未來能持續投資,以維持有效可行的系統。若想獲得必要預算、解決跨部門問題,也讓負責團隊感到安心,得到管理層的支持與主動參與是必要的,這有助提升DAM在組織中的能見度、接納度和成功應用的機率。
結語:
從一開始只是個儲存檔案的解決方案,如今DAM已成為企業策略投資的重點項目,連結員工、流程、科技,放大工作的生產力並提高數位素材、品牌、組織的價值。在調查與計畫上保持勤奮,就能收穫成功實行DAM的巨大回報。
本內容由傑思.愛德威所贊助,AMT亞太行轉聯盟A_Talent計畫研究員整理編輯,玄奘大學傳播學院邱琪瑄副院長諮詢協助。
文章取自:MarsGo
封面圖片取自:MarsGo